اهمیت نقش دستیار اجرایی برای مدیر
|
رضاپودینه |
۰ نظر
اهمیت نقش دستیار اجرایی برای مدیر
مهم ترین وظایف دستیار مدیر عامل
در این پاراگراف قصد داریم، به صورت کاملا جزئی و اصطلاحا مو به مو، شما را با وظایف دستیار مدیر عامل آشنا کنیم تا در صورت تمایل به این شغل، با دید بازتری تصمیم خود را عملی کنید. زیرا دستیاران منعکس کننده شخصیت مدیر عامل و شرکت هستند و مدیران عامل با حساسیت های ویژه و ریزبینی، دست به انتخاب در این باره می‌زنند.
- برنامه ریزی برای کارهای روزانه مدیرعامل مانند: جلسات کاری و اعلام زمان بازدیدها، تماس ها، چک کردن پیام و ایمیل های کاری، نحوه پذیرایی از مهمان ها.
- همراهی مدیر در جلسات، قرارهای ملاقات و سفرها.
- انجام هماهنگی های لازم و اطلاع رسانی برای جلسات داخل شرکت مانند: جلسات اعضاء هیئت مدیره، کارکنان و مدیر، جلسات آموزشی کارمندان.
- بایگانی تمامی فاکتورها، یادداشت ها، اسناد و گزارش های مالی و مهم شرکت.
- مدیریت بر تماس های دریافتی، سؤالات و درخواست های کارکنان و همچنین مشتریان.
- انجام پروژه های تحقیقاتی و پژوهشی.
- در برخی مواقع، جواب دهی به ایمیل ها، تماس و نامه های دریافتی از سوی مشتریان و شرکاء کاری، از جانب مدیر.
- در صورتی که مدیر در سفر کاری باشد و یا به هر دلیلی حضور فیزیکی در شرکت نداشته باشد، ارزیابی و مدیریت بخش های مختلف شرکت و کارمندان بر عهده دستیار خواهد بود.
- ثبت سوابق و رزومه های دریافتی از کارمندان و متقاضیان استخدام.
- اطلاع رسانی بخش نامه ها، آیین نامه ها، قوانین داخلی جدید و تصمیمات لازم الاجرای مدیر به کلیه بخش های اداری و سازمانی.
- تهیه و ارائه گزارش از تخلفات، نقض مقررات کارمندان
- رسیدگی و اعلام وضعیت قراردادهای شرکت، تعویق در پرداختی و عدم تعهد به مفاد قرارداد از سوی مشتریان و شرکاء.
رضاپودینه مربی و مشاور کسب و کار
مهارت و توانمندی ها
- مهارت های نرمی همچون: برنامه ریزی، حل مسئله، ارتباط مؤثر، تاب آوری، مدیریت زمان، همدلی، شناخت و درک احساسات افراد و…
- نظم، خویشتن داری، انعطاف، تعهد، قابل اعتماد بودن و مسئولیت پذیری بالا
- دید کل نگر و همزمان دقت به جزئیات امور
- درک سریع مشکلات و تخلفات پیش آمده
- تسلط بر مهارت های ۷ گانه کامپیوتر
- روابط عمومی بالا و داشتن روحیه کار تیمی
- تفکر نقاد یا انتقادی
- تسلط بر زبان انگلیسی و یادگیری سایر زبان ها بسته به نوع همکاری شرکت با کشورهای مختلف
- توانایی فعالیت در شرایط کاری سخت و پرفشار
- آراستگی ظاهری
- مهارت سخت یا دانش فنی مورد نیاز ( یعنی اگر فعالیت شرکت در زمینه فروش قطعات و تجهیزات پزشکی است، دستیار بایستی به نحوه کار کردن تجهیزات و اطلاعات پزشکی مرتبط با آن ها کاملا تسلط داشته باشد)
- حفظ اطلاعات محرمانه و رازداری
- توانایی در تحلیل سیستماتیک
رضاپودینه مربی و مشاور کسب و کار
